まずは受け取ったらすぐに処理することが基本
ダイレクトメールや会社の書類、銀行や使っているサービスに関する郵送物など、身の回りにはたくさんの書類があります。
そのままにしていくと、どんどん溜まっていって、もはや片づけをする気が起こらないほど乱雑になってしまうことがあるでしょう。
そこで、まずは書類や郵送物を受け取ったらすぐに開封して読み、処理するという習慣をつけるようにしましょう。
書類などが片付かない一つの大きな理由は、あとで読もうと思って溜めてしまうことにあるからです。
その都度きちんと処理することによって、ある程度乱雑さが解消されます。
受け取ってすぐに読み、不要だと思えるものはすぐに廃品回収用のボックスなどに入れるようにします。
そして、保管しておくべきものであると思うなら、「仕事用」、「説明書」、「契約書類」などに分類したファイルを作り、その中に入れていくようにしましょう。
15分の時間を区切って整理を行っていく
すでにたくさんの書類や郵送物が溜まってしまっているのであれば、思い切って整理整頓することが大事です。
そのためには、15分ルールを守ると良いでしょう。
15分ルールとは、タイマーなどで15分をきっちり測り、その時間内だけで整理整頓を行うというものです。
15分というのは人間の集中力が高い状態で保たれる時間で、効率よく仕事ができるため、片付けをパパっと済ませることができるのです。
そして、デスクの上が片付いてすっきりとした状態をイメージすることによって、目標となる状態を決められます。
4つのステップを踏んで整理する
まず、デスクの引き出しや棚の中のものをすべて出して、机の上などに置きましょう。
こうすることで、全体でどのくらいのものがあるかが視覚的に判断できます。
二つ目のステップとしては、机の上にある山になったものをすべて「使ったもの」と「使っていないもの」に冷静に分けていきます。
最近使ったものかどうかという基準だけで客観的に判断し、いずれ使うかどうかに関係なく、すべてを二つのグループに分類しましょう。
三つ目のステップでは、使っていないものに分類されたものは、すべてそのデスクから排除していきます。
デスクとは別のボックスにまとめるか、不要と思えるのなら他の人にあげたり捨てたりしてください。
最後のステップでは、使ったことがあるものを、元の棚にしまっていきます。
処分したものもあるのでスペースが余分にできるかもしれませんが、そのままにしておくことで、整理整頓した達成感を味わうことができるようになります。
結果として、物を余分に増やさず、その状態で効率よく仕事をするようにモチベーションを保てるようになるのです。