ファイルを使うとスペースが意外と使えなくなってしまう
会社にしても自宅にしても、書類というのは時間を追うごとにどんどん溜まっていってしまうものです。
とはいえ、あまり出さないからといってすぐに処分するわけにいかないものも多いため、きちんと保管しておく必要があります。
いつ参照する必要が出てくるか分からないこともありますので、スペースを無駄にすることなく保管しつつ、すぐに取り出せるようにすることも大事です。
その点で、多くのケースではファイルに入れて綴じるという方法が用いられます。
書類を縦置きにする形になり、ラベルなどでファイルごとに分類できるため、すぐに取り出せるのがメリットです。
しかし、このファイルを使う方法だと、紙は縦長なのでどうしても縦のスペースが余分に取られてしまうというデメリットがあります。
また、細かくファイルを綴じることになるので、ファイルの分でスペースが取られてしまうのが難点です。
バーチカル式のファイルボックスを用いる
ファイルの代わりにバーチカル式のボックスを使って保管することで、保管庫のスペースを有効活用が可能です。
バーチカル式ファイルボックスとは、書類を横向きにして入れられる大きめのボックスで、まとめてたくさんの書類を保管できるようになります。
このバーチカル式ボックスを使うと、書類を横にして置くことになりますので、縦のスペースが広く取れるでしょう。
結果として保管庫の棚の間のスペースを縮めることができるようになり、段を増やせます。
全体で2割程度保管量を増やせることが多いので、バーチカル式をしっかりと活用することでかなり改善できます。
ちょっとした工夫で効率の良い分類もできる
このバーチカル式ボックスはスペースの確保という面では効率的ですが、たくさんの書類を大きな一つのボックスにまとめるため、分類がしづらいと考える人もいます。
しかし、ちょっとした工夫でファイル並みの効率のよい分類が可能です。
まず、一つ一つのボックスにラベルを貼るようにして、大まかなジャンルで書類を分けていくことができます。
その一つのボックスの中に、さらにカラーペーパーの仕切りを入れて、細かな分類をしていけます。
また、まとめておきたい関連書類などは、クリアファイルなどに入れた上で、このボックスに入れることでより簡単に分類ができるようになるでしょう。
パンチをして綴じたり、クリアファイルにいちいち入れたりせずに、まとめてボックスの中に入れられますので、整理の手間もかなり省けます。
また、取り出すときも、ページをあまりめくらずにさっと取り出せるので、ファイルでの分類よりも作業が楽になるというメリットもあります。