引き出し上段の収納を極める
机周り全体を乱雑なものにするかどうかの分かれ目として、デスク上段の収納があります。
通常のオフィス向けとして出荷されているスチールタイプのデスクの場合、中央に平たい引き出しがついており左右いずれかに3～4段くらいのキャビン型の引き出しがついています。
このうちもっとも使用頻度が高いのはキャビン側の一番上の引き出しで、大抵の場合は付属品としてペンやカッターなどを収納できるトレーが収納されています。
付属のトレーも便利に使用をすることができるのですが、それだけでは十分に収納をすることができないこともよくあります。
オフィスで使用する文房具は数が多いので、トレーの他にいくつか区分けを自分で作っておいて、収納すべき場所を決めておくようにすると便利です。
細かく分類ができるプラスチックのケースも100均などで多く扱われていますが、実際に入れてみないとぴったりはまるかどうかがわからないということもあります。
そこでちょっとしたDIYで便利に使用できる方法として、ニッパーを使ったメッシュカゴの加工があります。
メッシュタイプのカゴはたくさん販売されていますが、ニッパーを使えば簡単に切断ができ、結束バンドでつなぐことで形成も簡単にできます。
長さを調節したり高さを付け足したりとさまざまに使用ができますので、机のサイズに応じて作っていくようにするとよいでしょう。
ボールペンや卓上カレンダーなどは粗品としてもらうこともあるので何かと数がふえがちです。
すぐに使用をしないものはあまりデスク内に保管をしないようにし、今使っているもの以外のストックは共有棚に入れておくようにしましょう。
ファイルをキレイにまとめてすぐ取り出せるように
デスクの引き出しの2段め以降は主に書類の保管が中心になります。
キャビネットの一番下の引き出しは少し大きめに作られていることが多く、A4版のファイルなどを並べて保管ができるようになっています。
基本的に自分のデスクに収納するのは自分が関係した仕事に関する書類で、見積や請求書、プレゼンなどに使った資料をまとめておきます。
しかしながら机の中には無限に収納スペースがあるわけではないため、定期的に見直し入れ替えをしていくことが大切になります。
保管期間はその仕事が一旦は一段落をしたものの、あとから確認を求められる可能性が高いものとして絞り込んでおき、残りの分はスキャンをしてデータ化してしまうなどとんどん書類が増えないようにしていきます。
2段めや3段目には比較的使用頻度の高い書類を保管していきます。
このときそのまま入れるのではなく、ラベリングをしたクリアケースを使って整理をしておくと必要な書類を探す時間を短縮できます。