会社書類には一定期間保管する義務があります
会社運営をしていく場合において、法律によって作成と一定期間の保管が義務付けられることがあります。
中でも重要度が高いのは経理と税務に関するもので、最長で10年間は破棄せずに社内で適切に保管をしていくものと定められています。
具体的には「計算書類および附属明細書」とされる貸借対照表や損益計算書、株主資本等変動計算書、個別注記表といったものです。
他にも「会計帳簿および事業に関する重要書類」とされる総勘定元帳や各種補助簿などとして分類されるものも同じく10年間はいつでも参照できるように丁寧に保管しておかなければいけません。
加えて「取引に関する帳簿」や「決算に関して作成された書類」「現金の収受、払い戻し、預貯金の出し入れ」「有価証券の取引に際して作成された証憑書類」「電子取引の取引情報に関わる電磁的記録」などといったものは7年間の保管が必要です。
「監査報告」「会計監査報告」「会計参与が備え置くべき計算書類、附属明細書、会計参与報告」などの記録文書も5年間の保管が義務付けられます。
これらの書類は非常に種類も多く保管年月日の起算日も異なってきますので、事務経理の担当者はしっかりと書類の種類と保管環境を整えていくようにしましょう。
保管書類を適切に保管するためには
長いものでは10年と、書類の保管はかなり長期にわたります。
保管はただとっておけばよいというわけではなく、事情により提出を求められた場合にすぐに参照できるよう適切な状態を保つことも必要です。
紙はどうしても空気に触れることで劣化が進み文字が読みづらくなってしまうという特徴があることから、外気にできるだけさらされないようにしておくことが求められます。
しかし箱にしまいこんで密閉だけしていると、今度はどこに何が入っているかがわからず処分してよい期間になったときにすぐにそれを見つけることができません。
そこで書類を適切に保管していくための方法として、「文書保管箱」として専用の箱に入れておくということがすすめられます。
保管書類を必要期間ごとに分類し、「箱」「ファイルボックス」「バインダーファイル」として区別し、それぞれ年数を記載しておきます。
他の日常書類と一緒にするのではなく、保管用の棚を専用に設け、年度ごとに順番に並べていくようにすれば不要な期間になったときにすぐに廃棄をすることができます。
なおダンボールに入れておくという場合には湿気にも十分注意をしておく必要があります。
よくあるのが、滅多に参照をしない書類だからということで倉庫に入れっぱなしにしていたところ、雨漏りや湿気により紙がぐちゃぐちゃになってしまったということです。