小さなデスクもエリアを分けるとキレイにまとまる
職場において支給されるデスクでは、自分の思うような整理環境を作ることができないということもよくあります。
業務量に対して配置されるデスクが狭く、かなり細かく片付けをしていかないとあっという間に机がいっぱいになってしまうということもあるでしょう。
しかし「十分にスペースがないから片付けは無理」と諦めるのではなく、創意工夫をしていくことで自分にとって働きやすい環境を整えることができます。
収納具の中には会社の備品として購入をすることが許可されていたり、ちょっとした工夫で自作できるものもあるのでまずは整理整頓の基本から学習していきましょう。
仕事をしていく上でもっとも重要になるのが「優先順位の決定」です。
今やっている仕事のうち、もっとも早くに取り掛からなければいけないことが直感的にわかっているかどうかで、仕事の進捗が大きく変わってきます。
そこでオフィスのデスクをキレイにするためには「今すべき作業」「今日中にやるべき作業」「順次進めて行く作業」の3つの段階に分けて用具を整理していきます。
この3段階をより具体的に分類すると「作業エリア」「確認エリア」「収納エリア」の3つとなります。
「作業エリア」とは、実際に書物をしたりパソコン作業のために資料を置いておいたりする場所です。
「確認エリア」は完全にしまってはいないのだけれども、作業エリアとは別のスペースとなっている場所、最後の「収納エリア」はファイルケースや引き出しなど、作業が一段落したときに確認できる少し離れた場所です。
いわゆる乱雑な机の上というのは、作業エリアが十分に確保できていないために効率が悪く、さらに今の仕事のあとにすべきことがわからないので、問い合わせがあったときいちいち書類の山から探さないといけないという問題が起こります。
細かいボックスを使用することで便利に
机上で使える収納器具として、ファイルケースや小型引き出し、ブックエンドといったようなものが挙げられます。
中でも一般的なオフィスで使用されているものとして、書類を立てて保管できる縦型のケースがあります。
ケースはプラスチック製のものと紙製のものがありますが、表面にラベルを貼って優先度をわかりやすくしておくと便利です。
またここ最近の便利グッズとして、100均などで売っている重ねて使える書類ケースがあります。
こちらは必要に応じて何段かの棚にしていくことができ、書類を横向きに重ねていけるので案件ごとの整理に非常に便利です。
散らかりがちな文房具類はあまり机上に出しておくようなことはせず、机の上段やペンケースの中に入れておくようにしましょう。
余裕があったら小さな観葉植物やお花の一輪挿しなどをデスクに置くようにするといいですね。