本棚をキレイに見せるためのコツ
自宅でも職場でもなかなか整理整頓に苦労をするのが本棚です。
本棚にはファイルや書籍などが並べられることになりますが、本やファイルの大きさはみな同じというわけではありませんので、雑然と並べていくとかなり散らかった印象になってしまいます。
また本棚に並んでいるファイルや書籍はずっと同じというわけではなく常に増えたり減ったりといったことが起こります。
乱雑な本棚になるのを防ぐための大きなポイントとして「分類ごとに棚を分ける」「背表紙を見ただけで中身が何かわかるようにする」「不要なものは思い切って捨てる」ということが挙げられます。
まず社内で取り扱われる書類として多いのが、過去の取引実績についての記録です。
サービスや製品を売買するときには、取引が大きくなるほど事前に細かく打ち合わせをすることになります。
そのためプレゼンをした資料や見積の内容、進捗状況の報告書などといったものをひとまとめにして保管をしておくということがよくあります。
そうした資料は次回以降のよく似た取引に応用されることになりますので、わかりやすくファイリングしておくことはそのまま仕事能力に関わってきます。
整理をする時のコツとしては、時間によってではなく物件ごとにまとめておくということです。
ファイリングをするときにはバインダーもしくはファイルケースとして一か所にまとめておき、背表紙になんの資料化をしっかり入れておきます。
これは取引が終了してから行えばよいものというわけではなく、まさに進行しているときから実践することで必要な情報にアクセスがしやすくなります。
思い切って電子化をしてみるのもおすすめ
とはいえいくら丁寧に管理をしたとしても、紙はかさばるものであるためあっという間に本棚はいっぱいになってしまいます。
そこで必要な書類にアクセスしやすくするため、記録をすべて電子化するということがおすすめになります。
書類の電子化はどんどんやりやすくなっており、スキャナや写真撮影によって簡単に高解像度のデータ化ができます。
企画が進められている段階からどんどんペーパレス化をしていき、全てデータとして保存しておくようにすれば本棚にファイルが増えるということもありません。
その場合データの保管方法という新たな問題も発生してきますが、セキュリティ面に配慮をしつつ社内で共有できるシステムを導入していきましょう。
またデータだからといっていつまでも保管をし続けるのではなく、時間が経過して不要になったときには適時削除をしていくということも忘れてはいけません。
「時間ができたらまとめてやる」のではなく、常に整理整頓を心がけてファイリングしていくということがもっとも重要なポイントです。