文書は様々な用途で保管、保存される
文書の電子化が進んでいるとはいえ、紙媒体の書類がなくなることはありません。
法律によって保管が義務付けられているものもありますし、対外的な文書として残しておくべきものもあります。
さらには、会社の記録を残しておくべきケースも多いので、書類は減ることはほとんどなくどんどんと増えていくものです。
一般的に文書類は、作成した後それを利用し、あとは保管庫などに保管し、保存、最終的に廃棄されるという流れに沿って動いてきます。
保管とはまだ利用することがあるため、保管庫などに留め置くもののすぐに取り出せる状態に管理しておく作業です。
一方で、保存とはほとんど使うことはないものの、法令などの制約があって残しておかなければならないという作業の種類となります。
保管文書のファイリングをしっかりとすることで作業を減らせる
保管中の文書というのは、必要に応じて取り出す必要があるわけですが、しっかりと管理されていないと、いざ必要となった時に見つけ出すのがかなり難しくなります。
そのため、上手にファイリングすることがどうしても欠かせない作業です。
ファイリングにはいくつかの方法がありますが、バインダー方式というのが一般的な方法の一つです。
これは大きめのバインダーに同じジャンルにまとめて、バインダーの背表紙の部分にそのジャンルを文字でプリントしたり、色で分けたりするというものです。
バインダーの厚みでスペースが取られることになりますが、分類が簡単で見わけがつきやすいので、管理が楽で探し出すのも楽になるでしょう。
一方でボックスファイルという方法は、分類された文書をボックスに入れるだけでバインダーに綴じる必要がないので、保管作業がかなり楽になります。
また、ジャンルごとに分類されていますので、さっとボックスごと取り出せば楽に文書を見つけられるというのもメリットです。
一方で、ボックスが完全に満たされていない場合は、その分がデッドスペースとなってしまい、保管庫のスペースを無駄にしてしまうというデメリットがあります。
定期的にファイルをチェックして適正に管理する
書類は一度ファイリングしてしまえば終わりということではなく、定期的にチェックすることが必要です。
まず、書類は内容によって保管期間が決まっていますので、書類ごとにしっかりとそれを確認し、保管期間が過ぎたら承認を得てから順に廃棄していきます。
こうすることで、保管庫のスペースを確保できますし、余計な書類が減る分、必要な書類を探すときに楽になるのです。
さらに、分類のチェックもたまに行う必要があります。
というのも、書類の出し入れがある場合、しっかりと元の場所に戻さない社員もいますので、どうしても時間が経つうちにぐちゃぐちゃになっていくことが多いからです。